Efficiënte communicatie over grenzen heen met Teams Phone bij MyData-TRUST

MyData-TRUST is een bedrijf dat zich volledig toelegt op gegevensbescherming binnen de life sciences-sector. Het biedt strategische, operationele en organisatorische ondersteuning, met zowel juridische als technische expertise, om een succesvolle implementatie van gegevensbescherming en het algehele succes van organisaties te garanderen. De unieke meerwaarde van MyData-TRUST zit in hun dubbele expertise: gegevensbescherming én klinische kennis.

Uitdanging

MyData-TRUST ondervond problemen met hun telefoniesysteem in verschillende landen. Oproepen naar hun kantoren werden vaak doorgeschakeld naar individuele medewerkers, die niet altijd direct bereikbaar waren. Dit leidde tot gemiste kansen om klanten te helpen. Ook ontbrak het aan inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers. Bovendien was het lastig om meerdere lokale telefonieproviders efficiënt te beheren. Er was dus behoefte aan een betere communicatietool die eenvoudig te gebruiken was en beheerd kon worden door één wereldwijde IT-partner. Deze oplossing moest vlekkeloos werken op verschillende apparaten en locaties, zodat elk telefoontje snel kon worden beantwoord.

Wens van de klant

MyData-TRUST gebruikte al Microsoft Teams voor interne communicatie tussen hun wereldwijde vestigingen, en zowel medewerkers als de IT-afdeling waren hier zeer tevreden over. Op basis van deze positieve ervaring besloot men ook de telefoniefuncties van Microsoft Teams te gaan gebruiken

Microsoft Teams Phone

Teams Phone biedt dezelfde mogelijkheden als een traditioneel telefoonsysteem – zoals wachtstand, doorschakelen en voicemail – en voegt daar moderne functionaliteiten aan toe, zoals gespreksopname en transcriptie. Alles is volledig geïntegreerd in Microsoft Teams, zonder dat er ingewikkelde apparatuur op locatie of VPN-verbindingen nodig zijn. Deze op internet gebaseerde oplossing is veilig, betrouwbaar en stelt medewerkers in staat om oproepen te beantwoorden waar ze zich ook bevinden – op kantoor, thuis of onderweg.

MyData-TRUST zocht een wereldwijde IT-partner om Teams Phone aan te sluiten op het openbare telefoonnetwerk (PSTN) in de landen waarin zij actief zijn: België, Roemenië, Engeland, Mexico en de Verenigde Staten. Daarnaast moest deze partner in staat zijn toekomstige uitbreidingen naar nieuwe landen te ondersteunen.

De oplossing

Netwerkoperator Orange Business leverde de technologie achter de Teams Phone Operator Connect-oplossing en verbond zo alle kantoren van MyData-TRUST met het wereldwijde telefonienetwerk. Dit maakte aparte lokale providers overbodig en vereenvoudigde het beheer aanzienlijk.

ORdigiNAL en KonductiT, vertrouwde partners van Orange, speelden een essentiële rol in de implementatie. Zij zorgden voor een soepele overgang naar Teams Phone en werkten nauw samen met MyData-TRUST om de configuratie van Teams Phone te optimaliseren.

ORdigiNAL en KonductiT begeleidden het porteren van telefoonnummers en de migratie naar Teams Phone. Dankzij interactieve workshops leerden medewerkers hoe ze Teams Phone konden integreren in hun dagelijkse werk. Ook het IT-team kreeg uitgebreide training in het beheren van Teams Phone, waardoor ze zelfstandig aanpassingen kunnen doen zoals groepsinstellingen, welkomstberichten en openingstijden.
Door over te stappen op Teams Phone garandeert MyData-TRUST een continue bereikbaarheid voor haar klanten. Oproepen worden slim doorgeschakeld naar beschikbare medewerkers, ongeacht hun locatie.

Het resultaat

De Teams Phone – Operator Connect oplossing bleek een snelle en effectieve manier om MyData-TRUST te migreren naar moderne telefonie binnen Microsoft Teams. Dankzij de nauwe samenwerking tussen ORdigiNAL, KonductiT en MyData-TRUST werd er een optimale oplossing gerealiseerd en kon het migratieproces worden versneld.

Medewerkers van MyData-TRUST behandelen klantgesprekken nu eenvoudig via Teams, zowel op kantoor als op afstand, zonder beperkingen van tijd of plaats. Betere zichtbaarheid van beschikbaarheid binnen belgroepen maakt sneller doorverbinden mogelijk en bevordert directe communicatie via chat, wat zorgt voor efficiënter klantcontact en betere samenwerking.

Door te kiezen voor Orange als wereldwijde telefonieprovider worden facturen gecentraliseerd, wat de administratieve last verlicht en kosten bespaart. De expertise van ORdigiNAL en KonductiT zorgde voor een migratie en adoptie die afgestemd waren op de specifieke behoeften van de organisatie en haar gebruikers. Het resultaat is een volledig geïntegreerde telefonieoplossing binnen Microsoft Teams, die de service naar een hoger niveau tilt en de klantervaring verbetert. Tegelijkertijd krijgt de IT-afdeling meer autonomie, doordat zij het systeem zelfstandig kunnen aanpassen aan veranderende behoeften.

Over KonductiT
KonductiT heeft ruim 25 jaar ervaring met het voeren van regie en het leveren van advies en oplossingen op het gebied van telecommunicatie en informatietechnologie binnen de digitale werkomgeving van organisaties. Het bedrijf richt zich hierbij specifiek op Microsoft Teams Phone, Microsoft Teams Rooms, Contact Centers en Zorgcommunicatie.
Onze ambitie is om telecommunicatie en informatievoorziening te verbeteren en te moderniseren voor organisaties, consumenten en partners. De doelstelling is om met moderne oplossingen het hybride werken te bevorderen. Hierbij vinden wij het belangrijk oplossingen te bieden die voor iedereen eenvoudig in te richten, te leren en te gebruiken zijn.

Ga voor meer informatie naar: https://konductit.com en https://teamsphone.nl